Tengo una duda sobre el uso del correo corporativo, y quiero ponerla aqui a ver si alguien me aclara. Es sobre una persona que deja voluntariamente mi empresa y tenía cuenta corporativa.
Cuando una empresa tiene cuentas de sus empleados y uno de ellos causa baja, ¿que se debe hacer con esa cuenta?.
Obviamente el trabajador la ha usado para uso laboral, pero hay lugares que la tienen como contacto con la empresa. Si yo doy de baja la cuenta, perderé esos correos, pero si la dejo activa, podría usarla en su nombre.
¿Hay algún tiempo establecido para dejarla activa, aunque el trabajador ya no tenga acceso a ella?, ¿tengo que comunicar a todos sus contactos que va a dejar de funcionar?, ¿la puedo usar indefinidamente?.
Mi intención es dejarla activa, y ser yo el administrador de ella, solamente para recibir correos que afecten a proyectos de la empresa, pero no se si estoy haciendo bien.
Alguna idea…
No es fácil, supongo que si la cuenta es de la empresa la propiedad está clara. Lo que no está claro es el uso que se le ha dado.
Reenvía los correos a una cuenta corporativa y haz un «out of office» con el aviso del cambio de cuenta.
Todos recibimos cartas o correos en los que se nos avisa de cambios de dirección, teléfono, e-correo y modos de pago.
Aún así, un año es un buen tiempo para dejarla activa.
Es por eso que muchas empresas utilizan direcciones genéricas «administración@…, Cuentas@…»
Pero, por supuesto, no te estoy diciendo nada que no sepas ya.
En mi trabajo son tan majos que el correo corporativo tiene un nombre de usuario por defecto (el DNI) y para más inri una clave por defecto que es imposible cambiar. Es decir, que circula una lista con el user y el pass de todos los correos. Evidentemente, yo no lo uso ni pa cascala.
Buenos días,
el caso concreto al que te enfrentas no es nuevo. Lo cierto es que, como en la mayor parte de la materias relacionadas con las nuevas tecnologías, no existe ninguna estipulación al caso concreto.
Yo te recomendaría que el ex-trabajador te firmase una carta en la que te diese permiso para acceder a los mails de su cuenta. Como bien indicas, el mail de la empresa es un bien que pertenece a tu empresa, pero, a pesar de ello, si accedemos sin su consentimiento nos podemos topar con el ejercicio, por parte del ex-trabajador, de su derecho a la intimidad. Y en estos supuesto la jurisprudencia en este caso no es unánime, aunque en mi modesta opinión, veo la balanza inclinada a favor del empresario.
Otra opción es eliminar la cuenta de correo del ex-trabajador y que te lleguen los correos a «cachall», para que no pierdas ninguno.
Espero haber aclarado tus dudas. Un saludo,
Miguel A. Mata
En mi empresa, simplemente se elimina la cuenta, aunque en el sector en el que trabajo las personas normalmente se llevan los clientes.
Para mí, la mejor opción te la han puesto arriba: dejar esa cuenta activa durante el tiempo que estimes necesario (yo lo dejaría unos 2 meses) con un forward automático a una cuenta genérica, y un autorespondedor, diciendo que esa cuenta será desactivada tal fecha, y que la cambien por la que creas oportuna.
Saludos!!
Otra opción sería una contestación automática: ‘XXX ya no está aquí, re-envíe su mensaje a xxxxx’. Pero claro, si alguien no lo hace o no le llega, no sabes qué ha pasado 🙂
A mí me ha pasado y me dieron un mes de cortesía.