Recibimos y enviamos muchos correos electrónicos. Es , de momento, el método más utilizado y para mi el más indicado. A la espera de que otros servicio puedan llevarse gran parte del trabajo que hace el email, conviene recordar algunas «reglas» de uso, que si bien no van a conseguir que nuestros correos sean mas efectivos (o tal vez si), al menos los harán más cómodos para el remitente. He agrupado los que yo considero los 10 errores mortales en los correos electrónicos relacionados con el entorno laboral. Raro es el día que no recibo varios correos cometiendo varios de estos errores y son pocos los que no comenten ninguno. El orden es aleatorio, todos ellos son mortales 😉
1.-Escribir todo en mayúsculas.
Uno de los más típicos y para mí más agresivos. No hay ninguna regla ortográfica que lo impida, pero es muy desagradable leer algo escrito todo en mayúsculas, me parece que me están gritando, y desde luego, si es así, no pienso hacer más caso a tu mail por el hecho de que lo escriban con la tecla de Bloq Mayús activada. Usémoslas solo cuando sea necesario.
2.- Errores ortográficos
Todos cometemos errores ortográficos a menudo y puedo admitir la falta de alguna tilde, pero no cuesta nada revisar esas palabras que la mayoría de los gestores de correo marcan de otro color indicando que no les consta en el diccionario. Recibir correos con un «asta luego» o «no te abia visto hace tiempo», indican que no se han preocupado por revisar.
3.- No poner asunto
Fundamental, ayuda a saber que te vas a encontrar dentro del mail y a decidir si lo lees inmediatamente o lo puedes dejar para más tarde. Si se hiciera buen uso de esta característica nos ahorraríamos mucho tiempo.
4.- No ir al grano
Los mail son rápidos en su viaje hasta el destinatario y se pueden leer en muchos dispositivos por lo que si escribimos lo estrictamente necesario será más efectivo. El remitente lo verá en un solo vistazo si hemos puesto bien el asunto y no nos andamos por las ramas en el texto, y podrá decidir que hacer con él. Si divagamos, el tema del correo se puede difuminar y perder entre palabrerías.
5.- No destacar lo importante
Si nuestro correo, por la razón que sea, es largo, al menos vamos a destacar aquellos puntos que se consideran primordiales. Un buen uso (sin abusar) de negritas y algún color, harán que el remitente vea de un solo vistazo lo que queremos transmitirle.
6.- No saber mantener la conversación
En gestores como Gmail, los correos se agrupan por conversaciones siempre y cuando contestemos correctamente a los correos. Eso permitirá que en un momento dado sepamos quien y cuando contestó a nuestros correos (y más si hemos enviado correos a varias personas simultáneamente). El uso del «responder» es ideal para saber llevar una conversación por mail, hay que usarla.
7.- Mandar sin CC ó CCO
Si vamos a enviar un correo a varias personas hay que usar los sistemas de copia oculta (CCO), si no queremos incurrir en un error MUY GRAVE. La divulgación de la cuenta de correo sin permiso del propietario de la misma, se considera delito. Pero aún hay muchos usuarios que por error o desconocimiento mandan todos los correos en el «Para» y así nos va.
8.- Formato del texto
Antes decía que se pueden destacar algunas palabras en el texto del mail para indicar lo importante, y está bien así. Pero hay gente que abusa de colores, fuentes distintas, animaciones en las firmas y otras «barbaridades». Dejemos de usar esas cosas. La recepción del correo, además, puede inhabilitar ciertos correos con formatos y añadidos y mostrarlos sin tanto colorido, así que nuestro esfuerzo puede ser en vano.
9.- Saludar y dar las gracias
Que poco cuesta empezar un correo con un saludos y terminarlo con un «gracias» y que pocos lo hacen. Es educación básica.
10.- Adjuntar mal
Otra de las ventajas de los mails es que podemos adjuntar documentos hasta cierto límite ,eso no quiere decir que debamos meter decenas de fotos para mandarlas a alguien, o documentos «pesados». Existen alternativas como el uso de Drive, Dropbox, Wetransfer, etc. que lo hacen muy bien y que nuestro destinatario agradecerá.
Si evitamos estos errores, todos lo agradeceremos.
Seguramente hay más errores, cada uno tenemos los nuestros, y si crees que me he dejado alguno importante, cuéntalo en los comentarios.
